如何应对碎片化工作?

 

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厉兵秣马意气风发

JOBRIGHTMAN

如你如我

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人只要有股不服输的劲儿,

就会有光彩。

 

 


在我们的日常工作中,经常会遇到各种各样的事,来打断你的工作,导致工作无法连贯,这是工作碎片化的一个体现。

工作内容很多,不同任务交叉进行,导致每项任务都呈现碎片化的工作状态。

专心工作,却总是被突发事件打乱节奏,导致没有完整的时间去深度工作。


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面对这两种情形,我们该如何应对,才能避免低效忙碌呢?

 

 


情形一

 

工作的内容本身琐碎决定了工作的碎片化,怎么应对?

 

 

1. 聚焦目标


 

为什么我们会觉得工作变得碎片化,忙东忙西没有成效?最主要是没有聚焦目标。

如果碎片化的内容最后也可以填充到你的目标中去,那么你只会觉得这是一个支线任务。碎片化的不是时间,是一盘散沙的思维。

当你制定一个目标,用倒推法罗列实现目标要做的事情,就会清楚看到,有多少需要去做的事。然后你可能会发现,时间根本不够用!!

聚焦目标,就不会没有抓手。

Linda在主业之外还有一份自媒体博主的副业,她给自己设定目标:每周写两篇公众号文章,包括素材和观点。

素材部分,她会利用在平时上下班的通勤时间,看微博记录素材,尤其是一些热点新闻,大多数吃瓜群众看过后一笑,而她会认真把图片素材放到印象笔记中,同时写下自己的想法和感悟。

另一部分,观点与深度思考的内容,她会专门在下班后的整块时间去思考输出。

利用碎片化时间去解决小任务,而利用整块时间去深度思考战略任务。

“有了目标,工作内容即使碎片化,也不会觉得在瞎忙,反而会因为在一天的间隙里偷到了额外的时间觉得很充实!”

当有了目标后,工作的碎片化只是表象,因为你知道自己正在围绕目标做支线任务,不会因此迷失方向。


2. 四象限法则

 

 

当面对工作中各种复杂的支线任务,这时候如何管理工作时间可以更有方向、更高效?

介绍一个方法:四象限法则

将手中的任务分为四项——重要不紧急(制定计划去做)、重要又紧急(优先解决)、不重要不紧急(有空再说)、不重要但紧急(给别人做)。

  


首先是明确哪些工作是重要的,哪些工作没那么重要。遵循结果导向——投资收益率高的事情,多花精力,收益率低的事情,少花精力。

当我们开始一天的工作时,第一件事可以做个TDL (To do list),并根据四象限法则进行排序。

  TO DO LIST  
今天最重要的事是哪几件
这几件事打算怎么排序
具体需要怎么开展
哪些能同时进行

我们的时间和精力是有限的,不能都选。

明确先做什么,后做什么,按照工作内容的重要紧急程度去做,不紧急的任务可以多线并行,就能很好地提高效率。

心中有数,碎片化的工作也会变得从容有序。


3.记录工作过程

 

 

一些宝子在写完TDL后,发现完成度不高,大事小事还是一团糟的情况。(flag常立常倒...计划赶不上变化...

这时候可以拿出本子,不写待办清单,而是写已完成事项

试试记录每天从 [开始工作到结束] 的时间都用于何处,哪段时间被用于高效工作,哪段被不知不觉地打断了。

坚持一个月,总结出自己的常规工作和经常遇到的突发工作,分类汇总,思考哪个时间段可以更专心高效一点?突发工作能不能够设置一个常规化的解决方法?等等..

记录工作过程是一种思考,可以更直观地看到你对工作时间的分配和任务进度,帮助你发现工作碎片化的起因。

而且,还能够提高你的洞察力和成就感!每天看到满满的工作成果,再做TDL的时候都干劲十足!

在一段时间的积累总结之后,尝试将应对碎片化的工作方法转变为系统化的工作经验去实践,就不会囿于琐碎之中。

 

 

情形二

 

总是被其他事情/人打扰,工作被切割的碎片化,该怎么应对?


1.学会拒绝

 

 

在工作过程中,我们时不时会开一些无用的会议,没有主题、议程、结论,时间还不短。会议结束并不能得出一个结论并严格执行,效率很低。

对于这种即使不到场,也并没有什么差别的会议,要学会拒绝,因为线下高效的单点沟通往往效率更高。


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如果你正在忙,同事没想好具体问题就跑来和你讨论,可以建议他直接切入重点,或者等有明确切口时再讨论,避免工作的专注度总被分神,打乱自己的工作节奏。


2.分流事项

 

 

如何保证自己有整块的工作时间?

学会对突发问题进行分流,快速的识别问题是否自己是最好的解答人,如果不是,快速的引导沟通到对的人,既能解决提问者的问题,也能让效率最高,让正确的人解决对的事。

如果确认问题需要你来解决,但你恰好又有正在进行中的事项,那么要学会"降级",匹配一个相对合理的优先级,找到最合适的间隙去解决。

刚刚晋升部门主管的David,第一件事就是从自己的团队中选出三个能力突出的组长,组员出现的问题先由组长过滤一遍,组长也克服不了的难题,再由David解决。

“当重点工作很多很繁琐又没法完成时,把重点之外的部分业务授权出去,这样部门整体运作效率提升,也能培养下属快速成长。”


3.用好标签

 

 

当遇到重要又紧急的事件,手中的事项又正在进行中时,我们可以利用显眼的标签提醒自己,置顶、设置任务提醒、工作待办等等。

例如:待回复的重要邮件可以加星标,甚至设置专门邮件分类规则,例如"重要待回复邮件"


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这样,在处理完紧急事件后,再来查看标签,就可以快速衔接进入工作状态。



工作碎片化在职场中是难以避免的,希望这篇文章可以帮你理清方向,更高效地利用工作时间,创造更多价值~~

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